Tranh đá quý hợp làm quà doanh nghiệp cho nhóm người nhận quan trọng: đối tác chiến lược, khách hàng lâu năm, lãnh đạo nghỉ hưu, dịp kỷ niệm thành lập. Khi đặt số lượng, cần duyệt một mẫu chuẩn, chấp nhận rằng đá tự nhiên không bao giờ giống hệt nhau giữa các bức, gắn logo bằng biển khắc thay vì cố ghép logo bằng đá, và tính lịch ngược từ ngày trao quà để không phải giục xưởng làm vội.
Bộ phận hành chính, nhân sự hay đối ngoại thường đặt tranh đá theo cách đặt quà tặng thông thường: chọn mẫu trên ảnh, chốt số lượng, chờ giao. Với tranh đá, cách đó hay dẫn tới những bất ngờ không vui: các bức khác màu nhau, logo ghép đá méo chữ, giao trễ đúng tuần sự kiện. Bài này đi theo cách một xưởng làm tranh lâu năm vẫn trao đổi với khách doanh nghiệp, từ việc có nên chọn tranh đá hay không tới những điều phải ghi rõ trong đơn hàng.
Khi nào tranh đá hợp làm quà doanh nghiệp, khi nào không?
Tranh đá hợp với những món quà cần nói lên sự trân trọng lâu dài. Một bức tranh treo ở văn phòng đối tác nhiều năm, mỗi lần họ nhìn lên là nhớ tới mối quan hệ. Nó hợp với dịp kỷ niệm thành lập công ty, ký kết hợp đồng lớn, tri ân khách hàng gắn bó nhiều năm, tiễn lãnh đạo nghỉ hưu, chúc mừng đối tác khai trương cửa hàng, văn phòng hay trụ sở mới.
Nó không hợp với quà số lượng rất lớn, ngân sách thấp cho mỗi phần. Tranh đá là đồ thủ công, mỗi bức tốn giờ công thật; ép giá xuống quá thấp cho hàng trăm bức thì hoặc là tranh phải dùng nhiều bột đá trộn keo, ít đá thật, hoặc là đường ghép sơ sài. Món quà khi đó không còn nói lên điều mà doanh nghiệp muốn nói. Với số lượng lớn, một món quà khác, hoặc tranh đá để bàn khổ nhỏ, hợp hơn.
Tranh đá cũng không hợp khi không biết người nhận sẽ đặt nó ở đâu. Gửi một bức tranh lớn tới văn phòng đối tác đang thuê tầng trong toà nhà có quy định trang trí, hoặc tới một lãnh đạo vừa chuyển công tác, có khi chỉ là chuyển gánh nặng sang họ.
Một cách nghĩ hữu ích là phân tầng: không phải ai trong danh sách cũng nhận cùng một món. Những người nhận quan trọng nhất có thể nhận tranh đặt riêng; tầng tiếp theo nhận tranh cùng mẫu khổ vừa; tầng rộng hơn nhận tranh để bàn hoặc món quà khác. Bảng dưới đây gợi ý cách phân tầng đó.
Phân tầng người nhận và dạng tranh phù hợp
Mức cá nhân hoá càng cao thì càng cần thời gian và càng khó làm số lượng lớn. Phân tầng giúp dồn công sức vào đúng chỗ.
| Tầng người nhận | Dạng tranh | Khổ gợi ý | Mức cá nhân hoá |
|---|---|---|---|
| Đối tác chiến lược, lãnh đạo cấp cao | Tranh đặt riêng theo đề tài gắn với người nhận | Vừa đến lớn, tuỳ không gian người nhận | Cao: đề tài riêng, biển khắc tên người nhận |
| Đối tác, khách hàng thân thiết | Một mẫu chung được duyệt kỹ | Vừa | Trung bình: biển khắc logo và thông điệp chung |
| Khách hàng, đại lý số lượng nhiều | Tranh để bàn cùng mẫu | Nhỏ | Thấp: thiệp, hộp in logo |
| Nhân viên lâu năm, tri ân nội bộ | Tranh để bàn hoặc tranh nhỏ có khắc tên | Nhỏ | Trung bình: khắc tên, số năm gắn bó |
| Lãnh đạo nghỉ hưu, người được vinh danh | Tranh đặt riêng: phong cảnh quê, đề tài người đó yêu thích | Vừa | Rất cao: một bức duy nhất |
Đặt nhiều bức cùng mẫu: chuyện đồng nhất phải nói thẳng
Đây là điều khách doanh nghiệp hay bất ngờ nhất. Đá tự nhiên không có hai khối giống nhau. Mã não có vân chạy mỗi khối mỗi kiểu, thạch anh hồng có khối đậm khối nhạt, ngọc có khối xanh ngả vàng khối xanh ngả lam. Khi làm năm mươi bức cùng một mẫu, người thợ phải dùng đá từ nhiều khối khác nhau, và các bức sẽ khác nhau ở mức độ nhất định, dù cùng đề tài, cùng bố cục, cùng loại đá.
Có ba cách để chuyện này không thành vấn đề. Thứ nhất là chọn đề tài ít phụ thuộc vào sự đồng nhất màu: phong cảnh có nhiều mảng đá lớn, mỗi bức một sắc độ khác nhau vẫn đẹp; còn một mẫu hoa văn đối xứng hay logo màu thương hiệu thì sai lệch rất dễ thấy. Thứ hai là duyệt một mẫu chuẩn, rồi thoả thuận rõ mức sai khác chấp nhận được, có thể bằng cách xưởng làm hai ba bức đầu cho khách xem trước khi làm cả lô.
Thứ ba là coi sự khác biệt như một điểm cộng. Trong thiệp kèm theo, có thể viết rằng mỗi bức được ghép từ đá tự nhiên nên không có hai bức nào giống hệt nhau. Người nhận thấy bức của mình là duy nhất, và đó là sự thật.
Điều nên tránh là đòi hỏi đồng nhất tuyệt đối từ đá tự nhiên. Một số nơi đáp ứng điều đó bằng cách dùng đá nhuộm hoặc bột đá trộn keo pha màu, vì những vật liệu đó dễ làm đều màu. Không sai nếu được nói rõ, nhưng khi đó món quà là tranh bột đá chứ không còn là tranh ghép đá tự nhiên như ban đầu nghĩ.
Gắn logo, tên và thông điệp lên tranh đá
Biển khắc gắn khung. Cách phổ biến và an toàn nhất: một biển nhỏ bằng đồng hoặc kim loại mạ, khắc logo, tên công ty, thông điệp, ngày tháng, gắn ở cạnh dưới khung hoặc góc tranh. Tháo ra được nếu người nhận muốn.
Khắc ở mặt sau. Kín đáo, phù hợp khi người tặng không muốn logo hiển thị. Người nhận vẫn biết nguồn gốc món quà khi lật tranh.
Logo ghép bằng đá. Làm được với logo hình khối đơn giản, mảng màu lớn. Logo nhiều chữ nhỏ, nét mảnh, đường cong phức tạp gần như không ghép được rõ bằng đá, chữ dễ méo.
Màu thương hiệu khó khớp chính xác. Đá tự nhiên không có bảng màu theo mã thương hiệu. Muốn khớp sát phải dùng đá nhuộm hoặc vật liệu pha màu, cần được nói rõ trong đơn hàng.
Hỏi bộ phận thương hiệu trước. Logo trên quà tặng thường phải theo quy chuẩn nhận diện: tỉ lệ, vùng an toàn, màu. Xin duyệt bản khắc trước khi làm.
Logo đối tác cần xin phép. Tặng tranh ghép logo của chính đối tác là ý hay, nhưng dùng logo của doanh nghiệp khác nên được họ đồng ý.
Thông điệp ngắn, không lỗi. Kiểm chính tả và cách viết tên riêng, chức danh thật kỹ. Biển đã khắc rồi thì không sửa được, chỉ làm lại.
Hộp và thiệp mang nhận diện. Hộp in logo, thiệp in thông điệp giúp tranh giữ được vẻ trang nhã mà vẫn mang dấu ấn doanh nghiệp.
Quy trình đặt tranh đá số lượng từ đầu tới cuối
Các bước dưới đây áp dụng cho đơn từ vài chục bức trở lên. Đơn ít hơn có thể gộp một số bước.
- Chốt danh sách và phân tầng. Ai nhận gì, bao nhiêu bức mỗi dạng, ngân sách từng tầng.
- Gửi yêu cầu cho xưởng. Dịp tặng, ngày trao, số lượng, đề tài mong muốn, khổ, có kính hay không, có logo không, cách giao.
- Xem mẫu thật và nghe tư vấn. Xem tranh thật dưới ánh sáng thật. Hỏi xưởng đề tài nào hợp làm số lượng, đề tài nào khó đồng nhất.
- Duyệt mẫu chuẩn. Xưởng làm một bức mẫu hoặc ảnh phối đá. Duyệt bằng văn bản, ghi rõ loại đá, màu chủ đạo, khung, kính, kích thước.
- Duyệt bản khắc logo, thông điệp. Bản vẽ biển khắc, vị trí gắn, kiểm chính tả. Bộ phận thương hiệu ký duyệt.
- Xem lô đầu tiên. Với số lượng lớn, đề nghị xem vài bức đầu trước khi làm cả lô. Đây là lúc điều chỉnh rẻ nhất.
- Kiểm hàng trước khi đóng gói. Kiểm từng bức: viên đá, đường ghép, khung, kính, biển khắc. Bức lỗi xử lý tại xưởng, không để tới tay người nhận.
- Đóng gói và giao. Thống nhất cách đóng gói, giao tập trung hay giao từng địa chỉ, ai chịu rủi ro trên đường.
Chi tiết đóng gói, chọn cách vận chuyển và kiểm hàng khi nhận có trong bài đóng gói và gửi tranh đá đi xa. Với đơn giao tới nhiều tỉnh, nên yêu cầu xưởng hoặc đơn vị vận chuyển cung cấp ảnh, video từng kiện trước khi gửi.
Lịch tính ngược từ ngày trao quà
Thời gian chế tác thực tế phụ thuộc số lượng, độ phức tạp đề tài và lịch của xưởng, nên không có con số chung. Cách an toàn là hỏi xưởng thời gian làm cho đơn cụ thể rồi cộng thêm biên an toàn cho từng mốc.
| Mốc | Việc chính | Ai chịu trách nhiệm | Rủi ro nếu trễ |
|---|---|---|---|
| Sớm nhất có thể | Chốt danh sách, phân tầng, ngân sách | Doanh nghiệp | Mọi mốc sau bị dồn |
| Ngay sau đó | Gửi yêu cầu, xem mẫu, nhận báo giá | Doanh nghiệp và xưởng | Không kịp so sánh, chọn vội |
| Trước khi sản xuất | Duyệt mẫu chuẩn, duyệt bản khắc | Doanh nghiệp | Xưởng không thể bắt đầu |
| Đầu giai đoạn sản xuất | Xem lô đầu, điều chỉnh | Hai bên | Phát hiện sai khi đã làm cả lô |
| Cuối giai đoạn sản xuất | Kiểm hàng, xử lý bức lỗi | Xưởng, doanh nghiệp cử người kiểm | Bức lỗi tới tay người nhận |
| Trước ngày trao một khoảng an toàn | Đóng gói, vận chuyển tới nơi trao | Xưởng hoặc đơn vị vận chuyển | Giao trễ đúng ngày sự kiện |
| Ngày trao | Trưng bày, trao, chụp ảnh | Doanh nghiệp | — |
Những dịp cao điểm như cuối năm, trước Tết, xưởng thường nhận nhiều đơn cùng lúc. Đặt quà Tết bằng tranh đá nên khởi động sớm hơn hẳn so với đặt quà vào thời điểm thấp điểm.
Những điều nên ghi rõ trong đơn hàng hoặc hợp đồng
Mẫu chuẩn đã duyệt. Ảnh mẫu, kích thước, loại đá chính, khung, kính, đính kèm như một phần đơn hàng.
Tỉ lệ đá thật và vật liệu. Đá tự nhiên chiếm phần lớn hay có dùng bột đá trộn keo, đá nhuộm, ở vùng nào. Đây là thứ quyết định giá trị món quà.
Mức sai khác chấp nhận được. Màu, vân giữa các bức khác nhau ở mức nào thì vẫn đạt, ví dụ bằng việc lấy hai ba bức đầu làm chuẩn tham chiếu.
Nội dung và vị trí khắc. Bản khắc đã duyệt, chất liệu biển, cách gắn.
Tiến độ và mốc kiểm tra. Ngày duyệt mẫu, ngày xem lô đầu, ngày kiểm hàng, ngày giao.
Đóng gói và giao nhận. Quy cách đóng gói, giao tập trung hay từng địa chỉ, ai chịu rủi ro trên đường, cách xử lý hàng hỏng khi giao.
Bảo hành và sửa chữa. Bức bị bong đá, lỗi khung trong thời gian bảo hành xử lý thế nào, người nhận quà liên hệ ai.
Hoá đơn, chứng từ. Loại hoá đơn, thông tin xuất hoá đơn, thời điểm xuất, theo yêu cầu của bộ phận kế toán.
Giấy giới thiệu kèm tranh. Nội dung giới thiệu đề tài, loại đá, cách bảo quản, ngôn ngữ nếu tặng người nước ngoài.
Quy định quà tặng và chứng từ: nói đúng mức
Chọn được món quà mới xong một nửa việc. Phía người nhận, nhiều tập đoàn, đặc biệt là doanh nghiệp nước ngoài, có quy định nội bộ giới hạn giá trị quà nhân viên được nhận, có nơi yêu cầu khai báo hoặc từ chối quà vượt mức. Với cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước, việc tặng và nhận quà cũng có quy định riêng. Một bức tranh đá có giá trị lớn có thể đặt người nhận vào thế khó. Cách đúng là hỏi khéo đầu mối liên lạc, và khi không chắc thì chọn món giá trị vừa phải, nặng về ý nghĩa.
Với đối tác quốc tế còn thêm những khác biệt văn hoá về đề tài, con số và chuyện mang tranh qua biên giới, đã có trong bài tranh đá quý tặng đối tác nước ngoài.
Phía người tặng, chi phí quà tặng được hạch toán thế nào, cần loại hoá đơn chứng từ gì, có giới hạn nào khi tính chi phí hay không là câu hỏi của bộ phận kế toán, và khi cần thì hỏi cơ quan thuế hoặc tư vấn thuế. Quy định có thể thay đổi theo thời gian; bài này không đưa con số hay số hiệu văn bản nào, và người đặt hàng nên tra văn bản hiện hành hoặc hỏi người có chuyên môn trước khi chốt ngân sách.
Một nguyên tắc chung rất ít khi sai: món quà tốt cho mối quan hệ lâu dài là món quà người nhận có thể nhận thoải mái, treo công khai, và kể lại cho đồng nghiệp mà không phải ngại.
Sai lầm thường gặp khi đặt tranh đá làm quà doanh nghiệp
Chọn mẫu qua ảnh mạng rồi đặt cả lô. Màu đá ngoài đời khác ảnh. Không xem mẫu thật là đặt cược cả đơn hàng.
Đòi đồng nhất tuyệt đối từ đá tự nhiên. Không làm được nếu giữ đá tự nhiên. Cần chấp nhận dung sai hoặc chấp nhận vật liệu khác.
Ghép logo nhiều chữ nhỏ bằng đá. Chữ méo, khó đọc. Biển khắc gắn khung rõ ràng và trang trọng hơn.
Ép tiến độ sát ngày sự kiện. Xưởng làm vội thì keo chưa ổn định, kiểm hàng sơ sài, giao trễ là chuyện thường.
Ép giá quá thấp cho số lượng lớn. Giá thấp được đáp ứng bằng cách giảm đá thật, tăng bột đá, ghép sơ. Món quà mất ý nghĩa.
Một mẫu cho mọi người nhận. Đối tác chiến lược và đại lý nhỏ nhận cùng một bức là phí ở một đầu và thiếu ở đầu kia.
Tặng tranh lớn cho văn phòng không có chỗ treo. Hỏi trước không gian người nhận, hoặc chọn tranh để bàn.
Quên kiểm hàng trước khi giao. Một bức bong đá tới tay đối tác làm hỏng cả ý nghĩa món quà.
Không có đầu mối bảo hành cho người nhận. Người nhận gặp chuyện không biết liên hệ ai. Thiệp nên ghi rõ.
Một tình huống điển hình
Thử hình dung một công ty dịch vụ muốn tặng tranh đá cho sáu mươi khách hàng thân thiết nhân dịp kỷ niệm mười năm thành lập. Ban đầu, bộ phận hành chính định đặt sáu mươi bức mã đáo thành công khổ lớn, ghép logo công ty bằng đá ở góc, giao trước ngày lễ kỷ niệm vài ngày.
Sau khi trao đổi với xưởng, kế hoạch đổi khá nhiều. Danh sách được chia ba tầng: mười khách hàng chiến lược nhận tranh phong cảnh khổ vừa với đề tài gắn với ngành của từng khách, biển khắc tên khách hàng; ba mươi khách hàng nhận một mẫu phong cảnh chung đã duyệt kỹ, biển khắc logo và thông điệp kỷ niệm; hai mươi khách hàng còn lại nhận tranh đá để bàn cùng mẫu. Logo bằng đá được bỏ, thay bằng biển đồng. Lịch được đẩy sớm lên nhiều tuần, có mốc xem năm bức đầu.
Khi xem năm bức đầu, công ty phát hiện mảng trời của hai bức hơi ngả tím vì đá từ một khối khác. Xưởng điều chỉnh việc chọn đá cho phần còn lại, còn hai bức kia được dành cho những khách hàng có văn phòng tông tím nhạt. Thiệp kèm theo ghi rõ mỗi bức là duy nhất. Món quà được treo ở phần lớn văn phòng khách hàng, và nhiều người chụp ảnh gửi lại.
Điều làm nên khác biệt không phải là ngân sách lớn hơn, mà là phân tầng, duyệt mẫu và thời gian. Để xem các đề tài và khổ trước khi lên kế hoạch, có thể xem mẫu tranh đá quý và vật phẩm ở VatPham.com.
Khi nào nên hỏi người có chuyên môn?
Về quy định quà tặng phía người nhận: hỏi đầu mối liên lạc của đối tác, hoặc bộ phận pháp chế, tuân thủ nếu doanh nghiệp mình có. Với người nhận là cán bộ, công chức, nên tra quy định hiện hành hoặc hỏi người phụ trách pháp chế trước khi tặng bất kỳ món quà có giá trị nào.
Về hoá đơn, hạch toán chi phí quà tặng và các nghĩa vụ thuế liên quan: hỏi kế toán trưởng, tư vấn thuế hoặc cơ quan thuế. Đừng dựa vào kinh nghiệm truyền miệng hay con số của năm trước.
Về khả năng sản xuất: hỏi trực tiếp xưởng, và hỏi cụ thể. Với số lượng này, đề tài này, khổ này, xưởng cần bao lâu, có đủ đá cùng loại không, có làm lô mẫu được không. Một xưởng có kinh nghiệm sẽ nói thẳng chỗ nào khó, thay vì nhận hết rồi giao trễ.
Về giá trị vật liệu: nếu tranh được giới thiệu là dùng đá quý giá trị cao và giá trị đó là lý do chính của món quà, nên đề nghị nơi bán cung cấp thông tin rõ về loại đá, và khi cần, kiểm định mẫu đá tại đơn vị kiểm định đá quý uy tín trước khi đặt số lượng.
Câu hỏi thường gặp
Đặt tranh đá số lượng lớn có làm các bức giống hệt nhau được không?
Với đá tự nhiên thì không giống hệt được, vì mỗi khối đá một màu, một vân. Có thể giữ các bức rất gần nhau bằng cách duyệt mẫu chuẩn, xem lô đầu và chọn đề tài ít phụ thuộc vào màu đồng nhất.
Có nên ghép logo công ty bằng đá lên tranh?
Chỉ nên với logo hình khối đơn giản, mảng màu lớn. Logo nhiều chữ nhỏ, nét mảnh ghép bằng đá dễ méo; biển khắc gắn khung rõ ràng và trang trọng hơn.
Tranh đá làm quà Tết doanh nghiệp nên đặt khi nào?
Càng sớm càng tốt, vì cuối năm xưởng nhận nhiều đơn. Hỏi xưởng thời gian làm thực tế cho đơn của mình, cộng thêm thời gian duyệt mẫu, kiểm hàng, vận chuyển và một khoảng dự phòng.
Quà tặng doanh nghiệp bằng tranh đá có cần hoá đơn không?
Cách xuất hoá đơn và hạch toán chi phí quà tặng nên hỏi bộ phận kế toán hoặc tư vấn thuế theo quy định hiện hành. Khi đặt hàng, thống nhất trước với nơi bán về loại hoá đơn và thông tin xuất.
Tặng tranh đá cho nhiều khách hàng nên chọn đề tài gì?
Đề tài phong cảnh, thuận buồm xuôi gió, hoa sen hợp với đa số người nhận và ít phụ thuộc vào sự đồng nhất màu. Tránh đề tài tôn giáo hoặc phong thuỷ quá cụ thể khi người nhận đa dạng.
Tranh đá để bàn có hợp làm quà tri ân nhân viên không?
Rất hợp: khổ nhỏ, không cần treo, đặt được trên bàn làm việc, có thể khắc tên và số năm gắn bó. Giá trị vừa phải nên dễ làm số lượng hơn tranh treo tường.
